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    5个管理电子邮件的小窍门

    来源/作者:译言网 类别:时间效率 字体大小:|| 背景颜色:|| « »

    你是否为处理大量邮件、常常手忙脚乱而烦恼呢?你是否在思考如何高效处理邮件、合理安排时间呢?请看看下面的小窍门。

    现在人人经常收到大量电邮,花费大量时间在处理电邮上。如果你感到为此浪费了太多时间,那么你需要重新考虑如何管理电邮。这里有五个小窍门,帮助你重新管控你的收件箱,这样你可以腾出时间做更多重要(和有意思的)事情。

    1、控制在六句话以内

    没人愿意读冗长的电邮。越来越多的人在手机和平板电脑上查看电邮,因此你需要书写简明。

    邮件尽量简短,不超过六句。这会使你直接切中要点。如果你需要用更多的句子,那么请考虑打电话或面对面会谈来和对方交流想法。

    2、将其放在第二位

    不要成为收件箱的奴隶。如果你是这样的人,这意味着其他人可以决定你的工作效率,这将导致灾难。把收件箱视为待做事情清单导致的问题是外界将直接控制你一天如何度过以及工作量大小,使你成为控制的对象。

    这里有一个容易的方法。你不妨这样,不要在早上第一件事就是查看电邮,而是将其排在第二位,在你做完最重要的事情后。

    这小小的一步可以让电邮不控制你一天的时间安排。即使电邮对你非常重要,试一试吧。如果这意味着将查看邮件的时间推迟半小时,照做吧。这段时间足够完成一件重要任务。

    3、不要总是马上回复

    电邮不是传播紧急事情的最好媒介,电话才是。然而,对于不需要立刻得到答复的事情,电邮是很好的通信方式。

    这就是为什么你应该将不马上回复电邮当作一个习惯。这一想法是你不想使其他人认为电邮是传播紧急事情的有效媒介。如果其他人注意到你常常在十分钟内回复邮件,那么他们会开始认为出现紧急事情可以电邮通知你。

    不!

    你要尽量避免这一情况发生。当你大量使用电邮与他人通信时,留出提前量。我常常告诉其他人,他们会在两个工作日内收到我的回复。如果你有紧急事情要联系我,可以打电话或发短信给我。如果不是紧急事件,可以发电邮。

    4、电邮热点

    如果你常常查看电邮,并且一收到邮件就处理它,那么你浪费了大量时间。 实际上,你应该批量处理电邮。将任务批量处理是处理和完成相似事情的一种高效方式。这就是你为什么要将其作为管理电邮的一部分。这里有个简单的小窍门。

    固定时间点查看电邮,每次花费不超过半小时。

    我乐意将批量处理电邮花费的时间这一概念称为“邮件热点”。这需要你关掉电邮程序,意识到可以在每天的固定时间处理电邮。

    这一指导方针是灵活的,取决于你收到多少电邮。如果你每天收到少于三十封电邮,两天查看一次就够了。对于一个典型的朝九晚五工作日,上午十点(在查看电邮之前你有一个小时时间完成一项任务)和下午三点是合适时间。

    5、一次处理

    一次处理原则指每个事项只能处理一次。对于电邮尤其如此。你是否曾经读了一封电邮,考虑回复,然后搁置,不得不重读邮件来理解其中内容?我们大都有过这样的经历。

    这样处理一封电邮没有问题。如果你需要处理二十封电邮呢?你会浪费大量时间。当你首次阅读时就对电邮进行处理效率会更高。别让邮件拖延到以后。立即处理。读取电邮的同时决定如何处理。如果回复时间少于二十分钟,立即做吧。

    如果你不得不回复,但由于某些原因没有,可以将电邮放入草稿箱。这个文件夹内有所有你开始回复但还没有发送出去的电邮。当你回去处理电邮时,你知道在哪里找到这些邮件并能快速回复。