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    清理你的任务列表,更少内疚,更多效率

    来源/作者:译言网 类别:时间效率 字体大小:|| 背景颜色:|| « »

    当被工作和压力压垮的时候,你的任务清单就会非常容易变得难以控制。一个稀松的任务清单,就是压力的来源和无用的努力。给你的任务清单减肥吧。

    一个没有组织、没有重点的任务清单比没有任务清单还要阻碍效率。如果你压根没有任务清单,你会去做让你感到最急迫的事情,也许它并不是一个缓解压力的方法,但是它简洁而干净。一个和小说一样大小的任务清单,却很是让人困惑,它不会告诉你什么才是重要和紧急的,却会通过许许多多不完整的和没有头绪的事情分散你的时间,削弱你的创造力。是时候密切注意你的任务清单,做些修剪了。

    定义你的任务清单的界限,找出什么是该修剪的

    定义你的任务清单的界限

    如果问你你的任务清单是用来干嘛的?你可能会回答说”将我要做的事情写下来啊”。但是如果问你它不是用来干嘛的?你会怎么回答呢?每一个人都有”将要干的事情写下来”这一部分,但是没有定义任务列表的边界和范围的话,它就会变的事实上不是那么回事。分辨出你的任务列表上如下的部分,将它们删除掉。

    你的任务列表不是一个垃圾场。你不应该将你的任务列表当成是你的头脑风暴的捕捉地。各种形式的捕捉–记录你的偶然的想法,琐碎的信息和计划–是一个非常好的习惯,但是如果你将它们放进你的任务列表,你就相当于还没有卷起袖子就把你自己扔到公交车下面。你的任务清单一定要和你使用的捕捉工具分开。浏览你的列表将列表上”已经废弃”的项目转变为行动或者删除它。

    你的任务列表不是一个垃圾场

    你的任务列表不是一个愿望清单。不要将你想要做的事情放到愿望清单上。三思而后行,这才是任务列表的开始。任务列表上的事情都是需要完成的。你希望将你的后院美化的鸟语花香?这只是个愿望,不是个必须的任务。除非这个周末你计划开始后院的项目,你有具体的任务去做–购买当地的野花花籽,把它们种到地里–这才是属于你的任务列表上的事情。

    问题并不是你不能有美好的愿望和计划,相反这些是非常重要的,问题是它们不属于你马上要去做的任务清单。将它们放在”哪一天/可能”条目下,将它们写在索引卡片上,放入特定的盒子里,一个月查看一遍,但是不能把它们放在行动清单上。你的任务清单不是为了鸟语花香的花园的白日梦准备的,它是为目前需要无条件的要去做的事情准备的,这样你才可以享受未来在花园里的悠闲时光。

    你的任务列表上不是模棱两可的任务。绝不要,也永远不要将一个别人会误解,不清楚的任务放到你的任务列表里。”有关电脑的事情”、”打扫卫生”和”给Bill发邮件”都是模棱两可的,不容易转化成行动的任务。如果你不在现场,你的同事需要接手今天的任务,他们能够多清楚的推断出他们要给Bill发一个什么样的邮件呢?绝对不要依赖你的记忆去填满你的任务列表的裂缝。不仅仅是因为这是一个错误的练习–记忆并不完美–更重要的是这样会浪费你的时间。你不应该在每次查看你的任务列表的时候再花费1-2秒来回忆究竟你要给Bill发一个什么内容的邮件。你的任务列表应该只包含可以以清楚的方式直接行动的任务。”给Bill发邮件询问关于某个项目的花费报告,索要客户的赔偿复印件”是一个清晰的任务,别人也可以帮助你来完成。浏览你的任务列表,清除那些模棱两可的任务。

    你的任务列表上不是模棱两可的任务

    你的任务列表不是为了激发动力。你的任务列表不是一个激发动力的工具。不要把特别简单的任务放在上面仅仅是为了核对它。不要把不明确的习惯性的任务放在上面,例如”锻炼”或者”一天喝八杯水”。锻炼和保持足够的水分当然很重要,但是它们并不是每日严格的任务,重要的是它们会冲淡你的任务列表的重要性。当你审视你的列表的时候,你应该很有把握的确定你的任务列表上的下一步行动都是在有效地利用你的时间。你的列表上的任务应该是紧急而重要的。而不应该是不要紧的事情。你把事情写下来的目的是你想要集中精力以实际的方式完成它,不是因为你喜欢盯着一张纸,记起来你在工作的一周里如何没有时间去健身馆。

    你的任务列表不是为了激发动力

    你的任务列表不是任务的坟墓。 尤其是,不要把任务放在那里消磨到死,你也会因为没有完成它们而感到内疚。如果一个任务在你的列表上已经延误了一段时间,没有完成,你不会因此而被解雇、没收房产、迁走你的爱犬,那很有可能是这个任务不够重要和不够紧急。我们没有人有足够的时间来做完我们想要做的事情。将这些过期的任务放入你的任务列表是根本没有道理的。这些建议你也许并不同意,但是不断的将过期的任务简单的划掉而不去完成它,等同于失败。知道什么是不重要的,不值得你去花费精力的和知道什么时间自己该承诺什么任务是一样重要的。

    如果你头脑中抱着上面的提醒花时间浏览一下你的任务列表,你肯定会找到一些–如果不是许多许多的属于其他地方的任务,或者根本不是任务,或者时间太长足以退休的任务。你的任务列表不是一个简单的列表–它是你对自己要完成事情、做一个有效率的人的承诺。今天就花些时间来修建你的任务列表,确保你的任务都是重要的,是你应该投入精力的地方。